Entreprenörens bästa K3-råd: skaffa en underhållsplan

Från räkenskapsåret 2026 ska alla bostadsrättsföreningar redovisa enligt K3. För många styrelser betyder det ett nytt och ganska snårigt arbete med komponenter, nyttjandeperioder och avskrivningar. Ofta på kvällstid och helt ideellt. Vi har pratat med mannen som gör det enklare.

Sommaren 2025 hade Stefan Lidén aldrig hört talas om regelverket. Idag driver han BrfK3, en tjänst som gör K3-övergången enkel för brf-styrelser. Här berättar han hur bolaget kom till, varför han alltid rekommenderar brf:er att ha en underhållsplan och hur Planima och BrfK3 kompletterar varandra.

En entreprenör som hamnade rätt av en slump

”Livet är ganska mycket slump.”

Så sammanfattar Stefan Lidén vägen fram till sin tjänst BrfK3. Han har startat och byggt bolag sedan 2008, alltid med olika produkt- eller techinriktning. Hans första bolag var tidigt ute i Sverige med videopresentationer i rekryteringsprocessen. Senare byggde han ett rekryteringssystem helt utan CV, där kandidaterna fick svara på kompetensfrågor och göra tester i stället. Före entreprenörsåren arbetade han tio år på finansbolag, där avskrivningar och regelverk hörde till vardagen.

Våren 2025 lämnade Stefan sitt tidigare bolag efter en tids sjukdom och med nya perspektiv på livet. Han visste att han ville bygga något nytt men inte vad. Svaret kom, lite otippat, under en semester i Göteborg.

Ett nytt regelverk utan ett enda system

Stefan och familjen hälsade på en vän som driver en redovisningsbyrå med många fastighetskunder. En kväll berättade vännen om K3-redovisning. Varje fastighet skulle delas upp i komponenter som skrivs av över olika lång tid. Vännen såg framför sig ett tungt år.

”Eftersom jag är systemintresserad frågade jag vilket system han skulle jobba i, men det fanns inget, sa han. Han körde Excel.”

Några veckor senare kom Stefans sambo hem från ett styrelsemöte i parets egen bostadsrättsförening, där hon är ordförande. Hon berättade om styrelsens dilemma: att behöva ställa om till K3 utan att riktigt veta vad det egentligen var. I augusti dök samma ämne upp på nyheterna.

”Då hade jag hört det tre gånger på kort tid. Jag såg det som ett tecken på att jag måste sätta mig in i det här.”

Han började läsa på och ringde snart en utvecklare som han byggt system med tidigare. I september 2025 började de bygga vad som idag är tjänsten BrfK3. När Stefan senare letade efter andra K3-system för bostadsrättsföreningar hittade han inget som faktiskt var i drift.

Så fungerar BrfK3

Först en snabb förklaring. Enligt K2-redovisning skrivs hela byggnaden av i samma takt. Med K3 delas byggnaden i stället upp i komponenter, till exempel tak, fasad, stammar och hiss. Varje komponent skrivs av över sin egen nyttjandeperiod, alltså den tid den förväntas hålla. Det kallas komponentavskrivning. Vill du läsa mer om vad regelverket betyder för föreningen har vi skrivit om det i artikeln K3 blir krav för brf:er.

‍

I BrfK3 laddar föreningen upp sin underhållsplan, eller annat underlag, i form av en Excel-fil. Systemet läser in planen och kopplar åtgärderna till FAR:s komponenter och nyttjandeperioder. Sedan räknar det fram anläggningsregistret och avskrivningarna. Ett trettiotal automatiska kontroller flaggar bara det som kräver ett beslut. Underlaget går att exportera som PDF, Excel eller SIE-fil till styrelse, förvaltare och revisor. Revisorn kan dessutom granska och signera direkt i systemet.

Vägen dit var inte rak. Den första betaversionen läste in PDF-filer, men siffror och tabeller i en PDF blir inte rätt varje gång. Därför läser BrfK3 numera in Excel-filer med fasta regler och låter AI komma in först senare i processen.

”När allt är inläst och tabellerna är sorterade går AI in och sorterar komponenterna. Där är AI riktigt bra.”

Stefan vet att många styrelseledamöter inte har suttit med redovisning förut. Därför ingår en timmes onboarding i varje köp och han håller regelbundet kostnadsfria webbinarier. De spelas in, så att ledamoten som var med kan visa resten av styrelsen efteråt.

Därför rekommenderar Stefan alltid en underhållsplan

En förening kan göra K3-övergången utan underhållsplan. Då bygger BrfK3 komponentregistret från grunden utifrån byggåret och de byten föreningen känner till. Ändå är Stefan tydlig med vad han tycker.

”Det är betydligt lättare om föreningen har en underhållsplan. Vi rekommenderar det alltid, för det gör allting enklare framöver.”

Han har tre skäl.

Den första övergången är den svåraste

Varje post ska sorteras. Vad är underhåll och vad är ett byte? Vad ska in i K3 och vad är löpande kostnader som inte ska det? Utan underlag blir det många timmars detektivarbete. Med en bra underhållsplan finns strukturen redan.

”Kör du in en underhållsplan blir det färdigt. De här 27 posterna hör till stammar, det här är ventilation, det här är el och det här är hiss. Både bakåt och framåt.”

K3 görs inte bara en gång

Många styrelser tror att K3 är ett engångsjobb. Det stämmer inte. Komponentregistret ska uppdateras inför varje årsredovisning när komponenter byts eller renoveras. Då behöver underhållsplanen också vara aktuell.

”Det ska leva nu. Det är ett levande dokument som föreningen ska jobba med varje år.”

Avskrivningarna blir mer träffsäkra

Utan plan räknas varje komponents kvarvarande nyttjandeperiod från byggåret. Med en plan utgår beräkningen från när föreningen själv räknar med att byta tak, fönster eller fläktar. Det ger avskrivningar som speglar huset ni faktiskt har.

Planima och BrfK3: två delar av samma flöde

Planima är underhållsplattformen där föreningen tar fram, följer upp och uppdaterar sin underhållsplan. BrfK3 tar planen vidare till redovisningen. Planima gör ingen komponentindelning eller K3-avskrivning och BrfK3 tar inte fram underhållsplaner. Tjänsterna konkurrerar alltså inte. Den ena tar vid där den andra slutar.

”Vi blir förlängningen av det ni gör.”

BrfK3 läser Planimas exportformat direkt, utan att någon behöver arbeta om filen. En underhållsplan från Planima med 300 komponenter läses in på under tio sekunder. Det är ingen tillfällighet. När Stefan började bygga BrfK3 var Planimas planer de första han testade mot. Idag tar han upp underhållsplanen på sina webbinarier och tipsar föreningar utan plan om Planima.

”Det är bra för er och det är bra för oss. Vi får in en bra underhållsplan i systemet och vi vet att föreningen har koll på sina saker.”

Det här vinner din förening på att använda båda

Ett underlag i stället för två

Samma åtgärder, kostnader och år används både för underhållet och för redovisningen. Ni matar inte in något två gånger och siffrorna säger samma sak i båda.

En snabbare första K3-övergång

Underhållsplanen vägleder komponentindelningen och BrfK3 läser in den direkt. Det mesta av sorteringsjobbet är gjort innan ni börjar.

Avskrivningar som bygger på ert hus

Beräkningen utgår från föreningens egna planerade byten i stället för schabloner räknade från byggåret.

Lättare varje år efter

När planen hålls aktuell i Planima har ni rätt underlag varje gång K3 ska uppdateras inför bokslutet.

Beslut ni kan visa

Styrelsen kan visa medlemmar, revisor och bank både vad som behöver göras och hur det påverkar ekonomin. Det gör det lättare att förankra avgiftsbeslut och större projekt.

Så kommer ni igång

1. Ta fram eller uppdatera er underhållsplan i Planima. Markera nyanskaffningar, till exempel ett fönsterbyte, som investeringar.
2. Exportera planen till Excel.
3. Ladda upp filen i BrfK3 och gå igenom komponentindelningen.
4. Exportera K3-underlaget till styrelse, förvaltare och revisor.
5. Håll underhållsplanen uppdaterad över tid för att förenkla redovisning och möjliggöra kostnadsbesparande samordningsvinster vid framtida renoveringar.

Från noll koll till full koll

För drygt ett år sedan kunde Stefan ingenting om bostadsrättsföreningar och redovisning. Nu svarar han på styrelsefrågor varje måndagsmorgon, när de som suttit med K3 på söndagskvällens styrelsemöten har hunnit maila. Och han trivs.

”Jag blir faktiskt stolt. Jag har bytt bransch helt och kastat mig in i något jag inte hade den blekaste aning om. Nu funkar det och folk är nöjda med det vi gör.”

Har er förening inte kommit igång med K3 än? Börja med underhållsplanen. Den är grunden både för ett underhåll som blir gjort och för en K3-redovisning som håller år efter år – och gör konverteringen enklare när ni tar hjälp av BrfK3.

Kom igång med Planima idag eller läs mer om K3-övergången på brfk3.se.