Vakansgrad, alltså andelen tomma lägenheter i en fastighetsportfölj, har seglat upp som en av fastighetsägarnas stora huvudvärkar de senaste åren. Tidigare diskuterade vi bostadsbrist – nu är det tomma lägenheter och sjunkande efterfrågan som skapar ekonomiska utmaningar och sociala problem. Men det finns lösningar, och rätt strategi är nyckeln till framgång.
Beräknad lästid: 11 minuter
I artikeln
Vad är vakansgrad och varför är den så viktig?
Varje tom lägenhet kostar dagligen pengar utan att ge något tillbaka. Och när nu mer och mer yta ekar tom runt om i landet, växer utmaningen för våra Svenska fastighetsägare. Vakansgraden, det nyckeltal som visar hur stor del av bostäderna som inte är uthyrda, är just nu därför bland det viktigaste att ha koll på för dig som fastighetsägare.
För en rättvisande analys av vakanserna i ditt fastighetsbestånd behöver du först ha koll på några grundläggande begrepp gällande vakans och vakansgrad:
- Vakans: Alla outhyrda objekt, även de som är tomställda för renovering eller ej redo för uthyrning.
- Reell vakans: Endast de outhyrda objekt som faktiskt kan hyras ut.
För att gå vidare med en riskbedömning av vakanserna behöver du göra ett underbyggt val för hur vakansgraden ska mätas. Det finns två huvudsakliga sätt att mäta vakansgraden: Fysisk- eller Ekonomisk vakansgrad, som båda har för- och nackdelar att ta hänsyn till:
Fysisk vakansgrad (på engelska Physical Vacancy Rate)
Den fysiska vakansgraden syftar till andelen outhyrda enheter av fastigheten eller beståndet som står tomma vid en given tidpunkt. Denna brukar mätas i antingen ANTAL bostäder/kontor eller sammanräknad AREA (m2).
Beräkning av Fysisk vakansgrad:
Antal tomma enheter, eller total area för tomma enheter, dividerat med totalt antal enheter eller area för beståndet, multiplicerat med 100 för att få en procentsats.
Vakansgrad = (Antal outhyrda enheter / totalt antal enheter) x 100
Exempel: Om du har 10 fastigheter á 20 lägenheter och totalt 30 outhyrda enheter:
Vakansgrad = (30 / 200) × 100 = 15%
Ekonomisk vakansgrad (Economic Vacancy Rate)
Ekonomisk vakansgrad fokuserar på inkomstförlusten på grund av tomma enheter, vilket ger en tydligare bild av den ekonomiska påverkan som vakanserna i ditt fastighetsbestånd har. Det finns lite olika sätt att räkna ut den ekonomiska vakansgraden, men den vanligaste i Europa är “EPRA Vacancy Rate” en standard framtagen av den Europeiska Fastighetsorganisationen EPRA (European Public Real Estate Association).
Beräkning av EPRA Vacancy Rate:
(Estimerat hyresvärde (ERV) av vakanta enheter eller yta) dividerat med ERV för fastigheten eller beståndet, multiplicerat med 100.
EPRA Vacancy Rate = (ERV för vakanta ytor / total ERV) × 100
Exempel: Om den estimerade sammanlagda marknadshyran för de tomma lägenheterna i exemplet ovan är 1 750 000 kr och den estimerade totala marknadshyran för beståndet är 10 250 000 kr så får du denna uträkning:
EPRA Vakansgrad = (1 750 000 / 10 250 000) × 100 ≈ 17%
Att räkna ut den estimerade marknadshyran (ERV) kan vara ganska komplicerat beroende på hur detaljerad och noggrann du vill vara, men baseras på:
- Bostadens egenskaper (kvm, placering, skick, etc),
- Tillgänglig marknadsdata (data från fastighetsmäklare, hyresrapporter från branschorganisationer och publikationer från andra fastighetsbolag)
- Fastigheternas specifika egenskaper som t.ex. skick/kvalitet, läge, storlek, ålder samt utbud och efterfrågan på den lokala marknaden.
För mer info om EPRA, EPRA Vacancy Rate och tips på hur du kan gå tillväga – kolla in EPRA.com, eller läs mer i dessa dokument: EPRA – Best Practices Recommendations GUIDELINES och EPRA – Best Practices Recommendations Q&A
Fysisk vakansgrad vs Ekonomisk vakansgrad – vad ska du välja?
Valet mellan fysisk vakansgrad och ekonomisk vakansgrad beror på vad du vill få ut av din analys och vem som är mottagare. Vill du göra en snabb, intern inventering för driftorganisationen där fokus är jämförelse mellan likvärdiga fastigheter eller områden kan den fysiska vakansgraden vara att föredra.
Men om både hyresintäkter och förutsättningar varierar så ger den ekonomiska vakansgraden en mer komplett bild. Om du dessutom ska använda din analys som strategiskt underlag eller mot externa intressenter så är valet tydligt.
| Fysisk vakansgrad | Ekonomisk vakansgrad | |
|---|---|---|
| Fokus | Andel tomma enheter/yta | Förlorad hyresintäkt |
| Komplexitet | Enkel att beräkna | Kräver mer data och beräkningar |
| Användningsområde | Drift och underhåll | Ekonomisk analys och budgetering |
| Lämpad för | Bra vid likvärdiga enheter | Relevant när hyresnivåer varierar |
| Begränsningar | Saknar ekonomisk kontext | Beror på uppskattningar och marknadsdata |
Här kan du läsa mer om fysisk och ekonomisk vakansgrad.
Så förutser du risken för hög vakansgrad
Tre nyckeltal hjälper dig att analysera och hantera vakansrisken:
- Uppsägningstrender: Identifiera mönster i vakansgrader och uppsägningar inom specifika områden eller fastighetstyper. Hittar du avvikelser där framförallt förändringstakten i uppsägningar är ökande?
- Köpoängstrender: Om de köpoäng som krävs för att få en bostad i en fastighet eller ett visst område sjunker kan detta peka på en lägre efterfrågan och därför utgöra en högre risk för vakanser.
- Intresseanmälningar: Ett minskande antal intresseanmälningar per fastighet eller bostad kan vara ett tidigt varningstecken för ett begynnande vakansproblem.
Genom att kombinera dessa indikatorer med dina insikter om fastigheternas status och och underhållsbehov (t.ex. genom att använda Planima) kan du få en tydlig karta över riskbilden. Detta ger dig en indikation på vilka insatser du bör prioritera för att motverka en ökad vakansgrad över hela fastighetsbeståndet.
Varför är det här viktigt?
- Bättre planering: Fokusera på reellt vakanta objekt för mer träffsäkra ekonomiska prognoser.
- Effektiv resursanvändning: Lägg resurser på att fylla objekt som faktiskt kan hyras ut.
- Smartare beslut: Data om vakanser hjälper dig förbättra din uthyrningsstrategi och göra fastigheterna mer attraktiva.
Att hålla koll på dessa faktorer gör att du kan minska risken för outhyrda objekt och optimera din fastighetsportfölj.
Vad säger statistiken om vakansgrader?
I Sverige rapporterade SCB att 20 246 hyreslägenheter stod tomma i september 2024, vilket motsvarar 1,3 % av samtliga hyreslägenheter i landet. Det är en tydlig ökning jämfört med tidigare år. Rapporter visar också att mindre kommuner är särskilt utsatta. Enligt Sveriges Allmännytta har vakansgraden i vissa små regioner stigit till över 8 %, där befolkningsminskning och hög nyproduktion har bidragit till problemen.
Vad händer när vakansgraden skjuter i höjden?
Höga vakansgrader är mer än bara en siffra. De påverkar ekonomin, områdens attraktionskraft och – kanske viktigast av allt – människorna som bor där.
Ekonomiska smällar som känns i plånboken
Tomma lägenheter betyder förlorade intäkter. Samtidigt tickar underhållskostnaderna på. Enligt SCB har outhyrda lägenheter ökat med över 10 000 på tre år, vilket innebär miljontals kronor i förlorade hyresintäkter för fastighetsägare. Lägg därtill ökade driftskostnader och minskade möjligheter till investeringar – och det är tydligt att vakansgraderna är en ekonomisk utmaning som många svenska fastighetsägare kommer behöva förhålla sig till.
Människorna bakom siffrorna – Trivsel och trygghet
En tom lägenhet kan också betyda en mörk lägenhet, där brevlådan gapar tom och grannarna börjar känna sig otrygga. Höga vakansgrader påverkar alltså den sociala dynamiken i hela områden, vilket kan leda till ett negativt rykte och ytterligare minskad efterfrågan. Det handlar alltså inte bara om pengar – det handlar om att skapa trygga och levande bostadsområden.
Hur man vänder trenden
Efterfrågan på kontorsmarknaden har sjunkit flera år i rad och nu pekar det alltså åt samma håll för bostäder. Som fastighetsägare är det därför avgörande att agera nu för att framtidssäkra sin verksamhet. Och det gäller att jobba smart på både kort och lång sikt. Anton Klintenberg, medgrundare av Planima och expert inom strategiskt fastighetsunderhåll, sammanfattar utmaningen:
Det handlar om att belysa vilka fastigheter som har vakansproblem eller där du ser en tydlig risk för det framåt. Sedan måste du säkerställa att just de fastigheterna får högsta prio så att du kan planera in och genomföra de åtgärder som ger högst impact.
Anton Klintenberg, CFO och medgrundare av Planima
Identifiera fastigheter med hög risk
Det första steget är att veta var problemen finns. Med t.ex. Planima får du många användbara verktyg i din analys av vakansrisken. Systemet ger dig en oslagbar överblick över beståndet och låter dig tagga upp, identifiera och prioritera de fastigheter som kräver åtgärder och därmed är i farozonen för ökande vakansgrader. Läs mer om Planimas olika funktioner här!
Satsa på upplevelse – Åtgärder som märks
Självklart ska alla grundbehov i byggnaderna prioriteras först, men glöm inte att uthyrning av lägenheter är en säljprocess. Det är därför viktigt att även prioritera de åtgärder som har maximal synlig effekt för hyresgästerna. De som uppenbart påverkar trivsel, trygghet och attraktivitet på fastigheter eller hela bostadsområden.
När det är dags att säga hej då till en fastighet
Ibland kan du tvingas till insikten att en fastighet som kräver för mycket pengar och energi inte går att rädda. Då kan en försäljning eller omvandling av byggnaderna vara det kvarvarande alternativet. Sveriges Allmännytta beskriver exempel där rivning och omvandling varit nödvändiga steg för att anpassa bostadsbeståndet till marknaden.
Anton Klintenberg igen:
”Att få strategiska insikter kring de områden där befolkningstrenden är negativ och att markera upp de fastigheter som på grund av detta eller av andra anledningar inte kan ”räddas” är ett superviktigt verktyg. Dessa fastigheter ska ju sannolikt INTE få så hög prio i de ekonomiska satsningarna framåt, utan snarare slussas vidare till en analys av om de ska omvandlas, säljas eller rivas.”
Planima – din livboj när vakanserna sjunker
För att hantera vakansgrader kan du inte bara lösa problem när de uppstår, utan måste tänka framåt och arbeta proaktivt. Med Planima får du som fastighetsägare de verktyg du behöver för att analysera och förstå byggnadernas behov, planera in rätt insatser i god tid och agera för att genomföra åtgärderna på bästa och mest effektiva sätt. Ett arbete som skapar attraktivare byggnader, minskar vakanser och ökar fastigheternas långsiktiga värde.
Arbeta med med fastigheter i farozonen – En överskådlig strategi
Med Planima får du de funktioner du behöver för att upptäcka fastigheter som genom exempelvis status, ålder, underhållsskuld och andra faktorer är i riskzonen för en hög vakansgrad. Du kan bland annat märka upp och strukturera både fastigheter och åtgärder för att få stenkoll på nuläget. Med denna som grund kan du därefter sätta en långsiktig och proaktiv strategi som låter dig planera, budgetera, agera och följa upp konkreta mål.
Bygg en långsiktig och flexibel strategi
Med Planimas verktyg för att skapa och anpassa underhållsplaner kan du knyta specifika åtgärder till fastigheter och områden med hög vakansrisk. Genom att lägga in insatser som exempelvis ”Badrumsrenovering” eller ”Förbättrad belysning i trapphus” kan du säkerställa att dessa åtgärder planeras och genomförs i rätt tid. Verktyget tillåter också att du snabbt justerar planen baserat på nya behov eller förändrade omständigheter genom bl.a. funktionen för autogenererade underhållsplaner.
Rapportera och analysera – Fatta datadrivna beslut
Planimas rapportfunktion ger dig möjlighet att följa upp genomförda åtgärder och se vilken effekt de har haft på vakansgraden. Detta är särskilt viktigt när du vill identifiera vilka insatser som ger bäst resultat.
Du kan visualisera förändringar i vakansgraden och använda dessa insikter för att justera din strategi. Genom att använda datadrivna beslut kan du maximera effekten av dina investeringar.
Konkreta steg för att minska vakansgraden i Planima
Här är en punktlista som kombinerar Anton Klintenbergs insikter med Planimas funktioner för att ge dig en handlingsplan:
- Analysera och identifiera riskfastigheter
Använd statistik och befolkningsdata för att hitta fastigheter med hög vakansrisk. Märk dessa med taggen ”Prio: vakansrisk” för att hålla koll på dem - Prioritera åtgärder med synlig effekt
Fokusera på åtgärder som ökar attraktiviteten direkt, som renovering av gemensamma utrymmen, förbättrad säkerhet och uppgraderade utemiljöer. - Koppla åtgärder till en långsiktig plan
Använd Planimas underhållsplan för att säkerställa att åtgärderna genomförs i tid och att resurser fördelas effektivt - Kommunicera med hyresgäster och lokala aktörer
Förbättra relationerna med hyresgäster genom att informera om planerade insatser. En bättre dialog kan också öka trivseln och därmed minska vakansgraden. - Följ upp och utvärdera resultatet
Med Planimas rapporteringsverktyg kan du se hur genomförda åtgärder påverkar vakansgraden. Justera strategin baserat på faktiska resultat för att optimera effekten.
Strategi för framtiden – Det handlar om människor och långsiktig planering
Vakansgrader är inte bara siffror i en rapport. De påverkar människors liv och områdenas framtid. Att använda Planima för att arbeta proaktivt med vakansgrader är mer än att bara lösa ett problem – det är att skapa en strategi för framtiden. Då kan fastighetsägare inte bara minska sina vakanser utan också skapa bostadsområden där människor trivs och vill stanna kvar.
Är du fastighetsägare och vill veta mer om hur Planima kan hjälpa dig att hantera vakansrisker och andra strategiska utmaningar? Boka in en demo med våra experter idag!
Några godsaker du får med Planima
- En beprövad och enkel process för hela ert underhållsarbete, som vi hjälper er komma igång med.
- Ett smidigt och enkelt webbaserat planeringsverktyg med oslagbar överblick över alla dina fastigheter
- En effektiv och lönsam underhållsplanering genom automatiseringar och unika funktioner som t.ex. Planima-priser, Samordning och Generera Underhållsplan
- Hjälpartiklar, guider och dedikerad support från Planimas engagerade Customer Success team.
