Klas Karlsson från Alingsåshem och Emil Holmgren från Halmstad Fastighets AB berättar om sina erfarenheter från Planima Community – nätverket där branschkollegor delar kunskap, utmaningar och arbetssätt.
Att förvalta fastigheter kan vara ensamt
Som fastighetsförvaltare och underhållsplanerare fattar du varje dag beslut som påverkar byggnader, ekonomi och människor. Hur länge kan en reparation vänta? Vilken detaljnivå ska underhållsplanen ha? Hur prioriterar du när budgeten inte räcker till allt? Hur säkerställer du att rätt information finns i alla era system?
Det är ett arbete som ibland kan kännas ganska ensamt – utan möjlighet till erfarenhetsutbyte eller kunskapsdelning. Visst finns det branschorganisationer och nätverk – men de riktar sig ofta till VD:ar och fastighetschefer. För dig som sitter med det operativa och strategiska underhållsarbetet har mötesplatserna varit få.
Det var en av anledningarna till att Planima startade sitt community: ett nätverk för dig som jobbar med underhållsplanering i vardagen.
Läs också: Därför byggde Planima ett Community för fastighetsförvaltare
“Vi fick bekräftat att vi är på rätt väg”
Klas Karlsson är förvaltare på Alingsåshem med ansvar för främst skolor och förskolor. Han har arbetat på bolaget i fem år och har en bakgrund som utbildad förvaltare från Fastighetsakademin.
När Alingsåshem började arbeta med sin underhållsplanering i Planima stötte de på en utmaning som många känner igen: detaljnivån. Den ursprungliga planen innehöll allt – ner till enskilda blandare och WC-stolar. Resultatet blev ett eftersatt underhåll som på papperet såg alarmerande ut, men som i verkligheten handlade om komponenter som byts löpande.
“Vi har haft miljoner i eftersatt underhåll på blandare. Men de byter vi när de går sönder. Ledningen och ekonomiavdelningen har sett summan i Planima och bara ‘shit, vad mycket pengar vi ligger efter’.”
Klas Karlsson, Alingsåshem
Efter en stor rensning och omstrukturering hittade Alingsåshem en detaljnivå som fungerade. Men resan dit var inte spikrak – det blev en del testande fram och tillbaka innan organisationen kunde känna sig trygg.
I Planimas community fann Klas precis den bekräftelse han behövde.
“Genom att lyssna på andra i samma situation har vi fått bekräftat att vi är på rätt väg. Man känner att ‘okej, alla andra ligger här ungefär också. Vad skönt, vi är på rätt ställe’.”
Klas Karlsson, Alingsåshem
Klas lyfter också hur värdefullt det var att höra hur andra bolag använder Planima i kombination med sina övriga system. Ett av de mest intressanta exemplen, enligt honom, var när Bostaden i Umeå delade hur de använt Planimas API för att koppla ihop Planima med projekthanteringsverktyget Insikt – ett verktyg som även Alingsåshem använder.
“Det var väldigt intressant att se hur de har koppling till Insikt. Vi sitter också i Insikt, så att kunna få in hela projektet på ett så smidigt sätt – det öppnar upp möjligheter.”
Klas Karlsson, Alingsåshem
Läs också: “Bostaden i Umeå: från en veckas jobb till några minuter”
“Ingen är bäst i klassen på allt”
Emil Holmgren arbetar som strategisk fastighetsförvaltare på HFAB i Halmstad – ett bolag med över 11 000 lägenheter och en tydlig ambition att arbeta långsiktigt och proaktivt.
Hans roll handlar om att ha koll på hela driftekonomin, underhållsplaner, myndighetskrav och att vara intern projektbeställare. Bolaget skapade rollen för tre år sedan just för att lyfta blicken från det operativa och brandsläckande.
“Innan var det här utsmetat på alla, men då hamnade också alla i det operativa. Nu har vi tre personer som är helt dedikerade till det strategiska – för att säkerställa att vi gör rätt saker på rätt sätt.”
Emil Holmgren, HFAB
HFAB använder Planimas planeringsverktyg och kompletterar med en egen Power Apps-lösning för projektprocessen. Det är ett arbetssätt som passar deras organisation – och just det är en av poängerna Emil lyfter med communityt.
“Största fördelen är att du ser att olika bolag jobbar med Planima på olika sätt. Du får en infallsvinkel: så här skulle vi kunna använda det. Men också: det där låter krångligt, så vill vi inte jobba med det.”
Emil Holmgren, HFAB
Emil trycker också på värdet av best practice – att nya och befintliga användare ska kunna hitta beprövade arbetssätt som baseras på andras erfarenheter.
“En av de delarna jag tror att framförallt nya användare har väldigt stor nytta av är best practice. Det kan vara väldigt matnyttigt att ta del av andras erfarenheter, beroende på hur deras organisation och övriga system är uppbyggda.”
Emil Holmgren, HFAB
Från digitalt möte till studiebesök i verkligheten
En av de mest konkreta effekterna av communityt syns redan: medlemmar har börjat söka upp varandra utanför träffarna. Studiebesök mellan bolag har initierats, kontakter har knutits och erfarenheter har delats i direkta samtal.
Emil berättar att Carolina från LKF – Lunds kommunala fastighetsbolag – som han träffade via communityt, ska komma på studiebesök hos HFAB för att se hur de arbetar med hela kedjan från idé till förvaltning.
Klas delar samma inställning. Han och hans kollegor på Alingsåshem är öppna för att både ta emot och besöka andra bolag.
“Vi är väldigt stolta över det vi har här. Så vi vill jättegärna visa upp det.”
Klas Karlsson, Alingsåshem
Det är precis den typen av utbyte som communityt är tänkt att skapa – en plats där branschkollegor lär av varandra, inte bara i teorin utan också i praktiken.
Vill du vara med?
Planima Community är ett nätverk för fastighetsägare och förvaltare som vill dela kunskap, hitta nya arbetssätt och bygga relationer med branschkollegor som jobbar med förvaltning av samma typ av fastigheter. Nätverket erbjuder regelbundna digitala träffar, temaföreläsningar och möjlighet till erfarenhetsutbyte.
Vill du veta mer om communityt eller anmäla ditt intresse? Kontakta oss så berättar vi mer.
