Sweax: förvaltarna som tar underhållsplanering till nästa nivå med Planima

Sweax fastighetsförvaltning är långsiktig utveckling i fokus. De hjälper små och stora fastighetsägare med teknisk och ekonomisk förvaltning samt fastighetsskötsel. Bland kunderna finns exempelvis både kontors- och industrifastigheter samt 7 000 bostadsrätter och hyresrätter.

Möt Bengt Jansson: erfaren underhålls­planerare på Sweax

För fastighetsägare som vill ha en långsiktigt välfungerande ekonomi är det A och O att ha koll på sitt fastighetsunderhåll. Det vet Bengt Jansson, som med 35 års erfarenhet från allmännyttiga fastighetsbolag vet precis vad som behövs för att lyckas med underhållsplaneringen. Exempelvis att hålla underhållsplanen kontinuerligt uppdaterad.

Bengt Jansson har tidigare varit förvaltningschef och VD på Sigtunahem och arbetat med teknisk förvaltning på Uppsalahem. Det var på Uppsalahem han kom i kontakt med de nuvarande ägarna till Sweax där Bengt idag är konsult inom underhållsplanering. För att upprätta och uppdatera underhållsplaner använder Sweax Planima.

“Vi är inne dagligen i Planima för att stämma av. Det är flexibelt och användarvänligt och skapar väldigt stora fördelar för oss och våra kunder,” berättar Bengt.

Sweax såg att många kunder behövde bättre koll på sitt fastighets­­­­underhåll

Samarbetet mellan Sweax och Planima började 2016. Något år tidigare fick Sweax allt fler förfrågningar om att hjälpa fastighetsägare med underhållsplanering.

“Vi insåg då att det var ganska vanligt att inte ha så bra koll på sitt fastighetsunderhåll framåt,” berättar Bengt. ”Så är det nog fortfarande, vilket är synd. Framförhållningen med en underhållsplan skapar så mycket mervärde i sparade resurser” menar han och förtydligar: “Exempelvis att slippa åtgärda akuta problem som drar med sig följdproblem och kostar mycket mer jämfört med att planera i tid.”

Varför är det så bra att ha en digital underhållsplan egentligen? Läs mer om fördelarna här!

När intresset för underhållsplanering ökade hos Sweax kunder började de leta efter hur de skulle kunna hjälpa till på bästa sätt rent praktiskt. I jakt på ett bättre arbetssätt började de läsa av vad marknaden hade att erbjuda och jämförde olika alternativ.

“Det finns en del större fastighetssystem som är bra för annat, men alldeles för komplicerade när det kommer till att planera fastighetsunderhåll”, menar Bengt. “Vi letade efter ett mer flexibelt system.”

Laptop som visar underhållsplan i Planima
Planima – flexibelt och mer anpassat för underhåll än fastighetssystemen

Hittade rätt lösning för underhålls­planering med Planima

Så råkade Sweax hamna bredvid Planima på en mässa. “Vi tyckte att Planima verkade intressant och började med ett testkonto. Så testade vi runt i programmet för att se vad det kunde ge oss”, berättar Bengt.

“Det var väldigt smidigt att få kontakt med Planima och komma igång för att börja bygga upp underhållsplaner”, minns Bengt. “Vi testade oss fram för att hitta det bästa upplägget för oss.”

“Planima kändes helt rätt redan då men har också utvecklat enormt mycket sedan dess,” säger Bengt som uppskattar användarupplevelsen.

Bengt visste sedan tidigare uppdrag vad som skulle krävas av ett system för att ta fram och hantera underhållsplaner. Han kunde därför också ge värdefull input till Planima i produktutvecklingen.

“Teamet på Planima är oerhört lyhörda och serviceinriktade och det har varit väldigt kul att jobba med dem”, lyfter Bengt fram.

Är du förvaltare/konsult? Titta närmare på hur du kan använda Planima!

Gör underhålls­planer åt många olika typer av fastigheter

Sedan 2016, då Sweax började med Planima, har de hunnit underhållsplanera fastigheter om en total yta på 134 783 kvm. Eftersom det rör sig om allt ifrån äldre kyrkor, till stora sporthallar och brf:er är det viktigt att kunna anpassa underhållsplanerna.

“Alla fastigheter är ju olika, vi underhållsplanerar allt ifrån 1800-talsbyggnader till helt nybyggda fastigheter”, berättar Bengt. “Därför är det en stor styrka i Planima att det är så flexibelt. Ingenting är låst, utan vi kan enkelt anpassa varje underhållsplan till den specifika fastigheten.”

Vill du veta om din underhållsplan håller måttet?Läs vår checklista här.

Svanen – en av alla fastigheter där Sweax hjälper till med underhållsplaneringen. Bild: Sweax.

”Ju mer en underhållsplan uppdateras, desto bättre blir den”

Beroende på kundens kunskaper är ett första steg för Bengt att skapa förståelse för nyttan med långsiktig underhållsplanering. Att förstå varför underhållsplanen är värdefull är avgörande för att den ska komma till användning.

“Genom att veta i förväg slipper man drabbas av överraskningar som skapar stress. Istället går det att planera för projekten i tid och genomföra dem till bästa möjliga pris”, tycker Bengt är en stor styrka i det förebyggande arbetssättet med fastighetsunderhållet.

Vad passar dig bäst? Läs vår jämförelse mellan reaktivt och proaktivt underhåll.

“Underhållsplanen gör ingen nytta om den ligger som ett papper på en hylla. Den behöver vara levande och det är lika viktigt att uppdatera den som det är att ens ta fram en”, säger Bengt.

Surfplatta på bord med underhållsplan i Planima på skärmen
Planima gör det enkelt att hålla planen uppdaterad

“Ju mer man arbetar med planen, desto bättre och mer pricksäker blir den. När ett projekt är genomfört uppdaterar man underhållsplanen med den verkliga kostnaden och gör förbättringar i planeringen utifrån de nya uppgifterna.”

Sweax hjälper oftast kunderna att hålla underhållsplanen uppdaterad. De besöker då fastigheterna årligen, för att gå igenom vilka projekt och åtgärder som hunnit genomföras och vad som ligger närmst framåt i tiden. I det arbetet sparar de mycket tid på att använda Planima.

”Det är svårt att säga exakt hur mycket tid vi sparar vid uppdateringar, tack vare Planima. Men det är mycket mer effektivt, absolut!”, vidhåller Bengt.

“Möjligheten finns ju också för kunden att göra detta själva i Planima. I och med att Planima är så användarvänligt är det fullt möjligt”, säger Bengt. “Men exempelvis i en bostadsrättsförening där styrelsen ofta byts ut kan det vara svårt att behålla den byggnadstekniska kompetensen. Vill de ha hjälp så hjälper vi till!”

Sweax gör underhållsplaner åt såväl äldre som helt nybyggda fastigheter. Bild: Sweax.

Använder Planima på flera håll i organisationen

Bengt och hans kollegor på Sweax har direkt nytta av Planima när de tar fram nya underhållsplaner och uppdaterar befintliga.

“Det är otroligt arbetsbesparande att använda Planima för att ta fram en ny underhållsplan, mot att exempelvis använda Excel”, säger Bengt. “Det är smidigt och enkelt att registrera uppgifter och göra justeringar. Man ser också underhållsplanen växa fram på ett tydligt sätt!”

Dessutom har projektledarna hjälp av underhållsplanerna i Planima som underlag till förfrågningar till entreprenörer. På ekonomiavdelningen är tillgången till underhållsplanerna värdefull vid både bokslut och ekonomiska analyser.

Testa Planima du också! Börja med en 14-dagars provperiod!

Bättre underhållsplaner för dina kunder och ett enklare och effektivare arbetssätt för dig och dina kollegor. Testa Planima kostnadsfritt i 14 dagar så får du se själv!