Varför ska jag använda digitala underhållsplaner för mina fastigheter?

Det är en vanlig fråga vi får från fastighetsägare med flera fastigheter i sitt bestånd. I den här artikeln förklarar vi vad digitala underhållsplaner är och hur de kan hjälpa dig med underhållet av dina fastigheter.

Vem riktar sig artikeln till?

Till dig som äger flera fastigheter eller ansvarar för drift och underhåll av en eller flera fastigheter. I dagsläget har du kanske ingen underhållsplan alls eller arbetar med traditionella planer i Excel eller på papper.

Vad är en traditionell underhållsplan?

Som fastighetsägare har du säkert koll på vad en traditionell underhållsplan är. Men enkelt förklarat är det ett dokument där du planerar de åtgärder som behövs göras i beståndet och vad de kommer att kosta. En traditionell underhållsplan görs oftast på papper eller i Excel.

Underhållsplanen ska besvara:

  • Vad ska göras?
  • När ska det göras?
  • Vad kostar det?

Vill du läsa mer om vad en underhållsplan är? På underhållsplan.nu finner du mer information.

Vad är en digital underhållsplan?

En digital underhållsplan fyller i grunden samma funktion som en traditionell underhållsplan. Den beskriver vad som ska göras, när det ska göra och till vilken kostnad. Men digitala underhållsplaner skiljer sig på flera sätt.

En stor skillnad är att digitala underhållsplaner ofta görs i webbtjänster som är utformade för just underhållsplanering istället för att använda papper eller Excel som grund. Detta skapar helt andra möjligheter för dig som underhållsplanerar. De möjligheterna kommer vi att beskriva i den här artikeln.

Digitala underhållsplaner – 4 anledningar till att använda dem

1. Förstå underhållsbehovet för dina fastigheter

Saknar du en bra översikt och planering av underhållet för dina fastigheter? Det är tyvärr ganska vanligt. Många fastighetsägare, stora som små, saknar en riktigt bra och samlad överblick av hela sitt fastighetsunderhåll och kommande åtgärder.

Om du har planen i huvudet och planerar på känsla så kommer det vara svårt att planera och förutse kommande åtgärder vilket skapar ett reaktivt underhåll där du tvingas “släcka bränder”. 

Det finns flera anledningar till varför just en digital underhållsplan kan hjälpa dig att bättre förstå dina fastigheters underhållsbehov: 

  • Hjälper dig gå från reaktivt till proaktivt underhåll
    Om du helt saknar en plan för ditt underhåll kommer en digital underhållsplan hjälpa dig att se vad som ska göras och när, både på kort och lång sikt. Det blir betydligt lättare att planera långt fram i tiden och hela tiden arbeta proaktivt.
  • Du får en tydligare översikt av hela beståndets underhåll
    Eftersom alla åtgärder är samlade och strukturerade får du en bra bild för alla dina fastigheter. I ett stort fastighetsbestånd finns det ofta väldigt mycket information, vilket i en traditionell underhållsplan kan bli väldigt svårt att greppa.
  • Du ser status för underhållsbehovet
    I en digital underhållsplan kan du bryta ner åtgärder beroende på underhållsbehov och enkelt se om fastigheten har mycket eftersatt arbete eller ligger i fas.
Så här kan underhåll och kostnader se ut i en digital underhållsplan byggd i Planima

2. Planera lättare med inbyggda funktioner

Upplever du att det är svårt att se vad dina fastigheter faktiskt kostar och att budgetera rätt? Många av de fastighetsägare vi möter planerar på känsla. Man har en ungefärlig idé om kostnaden för kommande åtgärder, men utan en underhållsplan överraskas man av viktiga åtgärder och stora oförutsedda kostnader.

Plötsligt blir inte budget alls som tänkt. Att ha en välgrundad underhållsplan är alltid viktigt, oavsett om du svarar mot beslutsfattare i en kommun eller mot ledningen i ditt företag.

Därför kan du planera lättare och bättre med en digital underhållsplan:

  • Sök och filtrera lättare i dina planer
    Du lägger enkelt in vad som ska göras, när det ska göras och vad det kommer att kosta. Genom smart sök- och filtrering kan du ställa rätt frågor angående ditt bestånd, för att sedan planera därefter.
  • Smarta funktioner som sparar tid
    Hann du inte med att genomföra alla planerade åtgärder i år? Ingen fara! Det är exempelvis lätt att gå in och byta år på många åtgärder samtidigt. Du ska inte behöva klicka på skärmen i onödan!
  • Planera på kort sikt och få långsiktigheten på köpet
    Du uppdaterar planen när det behövs, men kan enkelt planera på flera års tid vilket gör att du kan ta höjd för stora investeringar långt i förväg. Du gör helt enkelt förändringar på kort sikt för att automatiskt se hur det påverkar underhållet på lång sikt.
  • Viktiga nyckeltal beräknas automatiskt
    Det kan exempelvis vara kostnad per kvadratmeter eller snittkostnad per år. I en digital underhållsplan görs alla beräkningar automatiskt.
Lägg in vad som ska göras, när det ska göras och vad det kostar så här enkelt. På så sätt får du både bra planering, förståelse och översikt av underhållet.

3. Spara tid och pengar med proaktivt arbetssätt

En stor möjlighet med digitala underhållsplaner är att spara både tid och pengar. Här redogör vi för några av de möjligheterna:

  • Samordna åtgärder och gör stora besparingar
    Med digitala underhållsplaner kan du enkelt se möjligheter att samordna åtgärder, exempelvis som att genomföra fönsterbyte och fasadmålning samtidigt.

    Exempel:
    Fönsterbyte ska genomföras om tre år enligt planen och fasadmålning om fem år. I en digital underhållsplan ligger alla åtgärder samlade på ett tydligt sätt. Därför ser du direkt möjligheten att genomföra de här åtgärderna vid ett tillfälle, år fyra. På detta sätt kan du spara pengar genom att hyra in en byggställning vid ett tillfälle, istället för två. Att se sådana möjligheter med en plan som är baserad på känsla eller ligger i ett inkonsekvent Excel-dokument, är riktigt svårt.
  • Planera bättre och höj fastighetsvärdet
    Välplanerat underhåll innebär långsiktiga lösningar istället för kortsiktiga lösningar. Välskötta fastigheter är värda mer om de har tagits hand om ordentligt.
  • Planerade åtgärder upphandlas till ett bättre pris
    Med en digital underhållsplan är alla åtgärder planerade och kan upphandlas i tid. Utan en plan sker åtgärderna ofta reaktivt och resulterar i sin tur att inköp av material och tjänster sker oplanerat och till ett högre pris.
  • Struktur och proaktivitet sparar tid
    Med en tydlig plan kan ni lägga fokus på proaktivt arbete snarare än reaktivt. På så sätt kan ni jobba med fler värdeskapande aktiviteter istället för att stressa och överraskas av reparationsarbeten som tar onödig tid.

4. Bli personoberoende med ett gemensamt arbetssätt

Har ni planer i Excel som bara vissa medarbetare förstår eller planer som försvunnit när kollegor slutat? Det här är ett relativt vanligt problem för de som har underhållsplaner på papper eller i Excel.

Digitala underhållsplaner ger er en gemensam plats som alla kan dela och arbeta i:

  • Samarbeta och ta beslut direkt i underhållsplanen
    Kanske behöver din chef godkänna åtgärder innan de görs? Eftersom du kan dela planerna online så underlättas samarbete med kollegor eller andra som behöver ta del av ert arbete. Det går snabbt att logga in för alla inblandade och ta de beslut som behövs för att ta dina projekt framåt.
  • Planerna sparas säkert och tryggt
    Vanligt är att planer på papper eller i Excel försvinner när nya medarbetare tar vid. Det här slipper ni med digitala underhållsplaner eftersom de sparas i molnet och alltid med säkerhetskopior i ryggen.
  • Planen är byggd enligt branschpraxis
    Utan lång erfarenhet av underhållsplanering är det svårt att veta hur en underhållsplan bör byggas upp från grunden. Digitala underhållsplaner är utformade enligt praxis vilket gör att ni arbetar i en gemensam struktur som är byggt för bästa resultat. Det gör dem enkla att arbeta i oavsett kunskapsnivå.

Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar

Nyfiken på att prova digitala underhållsplaner för era fastigheter? Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!