Det är en vanlig fråga vi får från fastighetsägare med en eller flera fastigheter i sitt bestånd. I den här artikeln förklarar vi vad en digital underhållsplan är, hur de skiljer sig från traditionella underhållsplaner och hur de kan hjälpa dig spara tid och pengar.
Vem riktar sig artikeln till?
Till dig som äger fastigheter eller ansvarar för drift och underhåll av en eller flera fastigheter. I dagsläget har du kanske ingen underhållsplan alls eller arbetar med traditionella planer i Excel eller på papper.
Vad är en traditionell underhållsplan?
Som fastighetsägare har du säkert koll på vad en traditionell underhållsplan är. Enkelt förklarat är det ett dokument där du planerar de åtgärder som ska göras i fastighetsbeståndet och vad de kommer att kosta. En traditionell underhållsplan är oftast gjord i Excel eller på papper, till skillnad från en digital underhållsplan som är upprättad i ett system speciellt avsett för ändamålet.
Underhållsplanen ska besvara:
- Vad ska göras?
- När ska det göras?
- Vad kostar det?
Vill du läsa mer om vad en underhållsplan är och hur du skapar den? Läs mer här.
Vad är en digital underhållsplan?
En digital underhållsplan fyller i grunden samma funktion som en traditionell underhållsplan. Den beskriver vad som ska göras, när det ska göras och till vilken kostnad. Men digitala underhållsplaner skiljer sig på flera sätt.
En stor skillnad är att digitala underhållsplaner ofta är gjorda i webbtjänster som är utformade för just underhållsplanering istället för att använda papper eller Excel som grund. Detta skapar helt andra möjligheter för dig som underhållsplanerar. De möjligheterna kommer vi att beskriva i den här artikeln.
Läs mer om fördelar/nackdelar med underhållsplaner i Excel här.
Digital underhållsplan – 4 anledningar till att använda dem
1. Få full överblick på underhållsbehovet för dina fastigheter
Saknar du en bra översikt och planering av underhållet för dina fastigheter? Det är tyvärr ganska vanligt. Många fastighetsägare, stora som små, saknar en riktigt bra och samlad överblick av hela sitt fastighetsunderhåll med kommande åtgärder och kostnader. Både per fastighet men även för grupper av fastigheter och hela beståndet.
Om du har planen i huvudet och planerar på känsla så kommer det vara svårt att planera och förutse kommande åtgärder vilket skapar ett reaktivt underhåll där du måste “släcka bränder”. Läs mer om riskerna med brandsläckning i fastighetsunderhållet här.
Det finns flera anledningar till varför just en digital underhållsplan kan hjälpa dig att bättre förstå dina fastigheters underhållsbehov:
- Hjälper dig gå från reaktivt till proaktivt underhåll
Om du helt saknar en plan för ditt underhåll kommer en digital underhållsplan hjälpa dig att se vad som ska göras och när, både på kort och lång sikt. Det blir betydligt lättare att planera långt fram i tiden och hela tiden arbeta proaktivt.
- Du får en tydligare översikt av hela beståndets underhåll
Eftersom alla åtgärder är samlade och strukturerade får du en bra bild för alla dina fastigheter. I ett stort fastighetsbestånd finns det ofta väldigt mycket information, vilket i en traditionell underhållsplan kan bli väldigt svårt att hantera.
- Du ser status för underhållsbehovet
I en digital underhållsplan kan du bryta ner åtgärder beroende på underhållsbehov och enkelt se om fastigheten har mycket eftersatt arbete eller ligger i fas. Det går också att se status och underhållsbehov för många fastigheter samtidigt, eller exempelvis för alla avlopsstammar i hela beståndet.
2. Planera lättare med inbyggda funktioner
Upplever du att det är svårt att se vad dina fastigheter faktiskt kostar och att budgetera rätt? Många av de fastighetsägare vi möter planerar på känsla. De har en ungefärlig idé om kostnaden för kommande åtgärder, men utan en underhållsplan blir de överraskade av viktiga åtgärder och stora oförutsedda kostnader.
Plötsligt blir inte budget alls som tänkt. Att ha en välgrundad underhållsplan är alltid viktigt, oavsett om du jobbar själv eller svarar mot beslutsfattare i en kommun eller mot ledningen i ditt företag.
Därför kan du planera lättare och bättre med en digital underhållsplan:
- Sök och filtrera lättare i dina planer
Du lägger enkelt in vad som ska göras, när det ska göras och vad det kommer att kosta. Genom smart sök- och filtrering kan du ställa rätt frågor angående ditt bestånd, för att sedan planera därefter.
- Smarta funktioner som sparar tid
Hann du inte med att genomföra alla planerade åtgärder i år? Ingen fara! Det är exempelvis lätt att gå in och byta år på många åtgärder samtidigt. Du ska inte behöva klicka på skärmen i onödan!
- Planera på kort sikt och få långsiktigheten på köpet
Du uppdaterar planen enkelt på kort sikt när du behöver, men kan samtidigt enkelt planera på flera års tid vilket gör att du kan ta höjd för stora investeringar långt i förväg. De förändringar du gör på kort sikt påverkar automatiskt hur underhållet läggs upp på lång sikt.
- Du får viktiga nyckeltal automatiskt
Det kan exempelvis vara kostnad per kvadratmeter eller snittkostnad per år. I en digital underhållsplan sker alla beräkningar automatiskt. Nyckeltalen kan du sedan jämföra med statistik från andra aktörer för att se hur du ligger till, exempelvis denna nyckeltalsbok från Svensk Byggtjänst.
3. Spara tid och pengar med proaktiv underhållsplanering
En stor möjlighet med digitala underhållsplaner är att spara både tid och pengar. Här redogör vi för några av de möjligheterna:
- Samordna åtgärder och gör stora besparingar
Med digitala underhållsplaner kan du enkelt se möjligheter att samordna åtgärder, exempelvis som att genomföra fönsterbyte och fasadmålning samtidigt.
Exempelvis så kan du behöva byta fönstren om tre år och måla fasaderna om fem år enligt en underhållsplan och fasadmålning om fem år. I en digital underhållsplan ser du dock alla åtgärder samtidigt på ett överblickbart sätt. Därför ser du direkt möjligheten att genomföra de här åtgärderna vid ett tillfälle, år fyra. På detta sätt kan du spara pengar genom att hyra in en byggställning vid ett tillfälle, istället för två. Att se sådana möjligheter med en plan som är baserad på känsla eller ligger i ett inkonsekvent Excel-dokument, är riktigt svårt. Läs mer om funktionen Planima Samordning här.
- Planera bättre och höj fastighetsvärdet
Välplanerat underhåll innebär långsiktiga lösningar istället för kortsiktiga lösningar. Välskötta fastigheter är värda mer än de som har dåligt skick.
- Planerade åtgärder går att upphandla till bättre pris
Med en digital underhållsplan är alla åtgärder planerade så att projektering och upphandling kan starta i god tid. Utan en plan sker åtgärderna ofta reaktivt och resulterar i sin tur att inköp av material och tjänster sker oplanerat och till ett högre pris.
- Struktur och proaktivitet sparar tid
Tack vare en tydlig plan kan du lägga fokus på proaktivt arbete snarare än reaktivt. På så sätt kan du jobba med fler värdeskapande aktiviteter istället för att stressa och bli överraskad av reparationsarbeten som tar onödig tid.
4. Digitala underhållsplaner underlättar samarbete
Har du underhållsplaner i Excel som bara vissa medarbetare förstår eller planer som försvunnit när kollegor slutat? Det här är ett relativt vanligt problem för de som har underhållsplaner på papper eller i Excel.
Digitala underhållsplaner ger er en gemensam plats som alla kan dela och arbeta i:
- Samarbeta och ta beslut direkt i underhållsplanen
Kanske behöver din chef godkänna åtgärder innan du kan sätta igång med dem? Eftersom du kan dela planerna online så blir samarbetet med kollegorna eller andra som behöver ta del av ert arbete enklare. Det går snabbt att logga in för alla inblandade och ta nödvändiga beslut för att ta dina projekt framåt.
- Planerna finns sparade säkert och tryggt
Vanligt är att planer på papper eller i Excel försvinner när nya medarbetare tar vid. Det här slipper du med digitala underhållsplaner eftersom du sparar dem i molnet och alltid med säkerhetskopior i ryggen.
- Planen är byggd enligt branschpraxis
Utan lång erfarenhet av underhållsplanering är det svårt att veta hur du ska bygga upp en underhållsplan från grunden. Digitala underhållsplaner är utformade enligt praxis vilket gör att ni arbetar i en gemensam struktur som är byggt för bästa resultat. Det gör dem enkla att arbeta i oavsett kunskapsnivå.
Bonus: det blir enklare att följa lagen!
Som fastighetsägare så finns det ett antal lagar och regler kopplade till fastighetsunderhåll, som du måste ha koll på. En komplett digital underhållsplan gör det betydligt enklare att följa lagen. Läs mer här om lagar som rör underhållsplan och vilka som gäller för just dig.
Testa digital underhållsplan kostnadsfritt!
Planima hjälper många fastighetsägare av olika typer och storlekar att få koll på sitt underhåll. Prova digitala underhållsplaner oavsett om du vill jobba mer förebyggande eller felavhjälpande! För dig som är fastighetsägare, förvaltare/konsult eller bostadsrättsförening.
Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!
