En bra underhållsplan hjälper dig att få överblick över dina fastigheter, spara tid, sänka dina underhållskostnader och höja fastigheternas värde. Värdet med underhållsplanering är förmodligen inget nytt för dig, så därför letar du nu efter rätt verktyg för dina underhållsplaner. Kanske kan en underhållsplan i Excel vara rätt väg?
I denna artikel går vi igenom fördelar och nackdelar. Om du inte är övertygad om värdet med digitala underhållsplaner än så går vi igenom fördelarna här.
Vem riktar sig artikeln till?
- Du som funderar på att göra underhållsplan i Excel
- Du som använder Excel för underhållsplaner men funderar på att byta till annat verktyg
Excel för underhållsplan, går det?
Ett av de vanligaste verktygen för underhållsplaner är Excel, som använder filformaten .xls och .xlsx. Ett program som används av hisnande 800 miljoner människor och kan hantera allt från bokföring till att utveckla spel. Självklart går det också att använda till underhållsplanering!
Enligt vår erfarenhet är Excel det allra vanligaste verktyget för de som inte redan använder ett fastighetssystem eller specialiserad app. Eftersom vi stöter på Excel så ofta har vi bildat oss en bra bild av dess styrkor och svagheter. Värdefull fakta som vi hoppas kan hjälpa dig i ditt beslut! För att du ska få någotatt jämföra underhållsplan i Excel med har vi valt att ställa det mot Planima.
Snabb sammanfattning av vår jämförelse:
Egentligen är det ganska svårt att jämföra Excel med andra system. Excel är ungefär som ett multiverktyg: det har en mängd funktioner och kan göra många saker ganska bra. Specialiserade system för underhållsplanering, exempelvis Planima, är som en skruvdragare. De kan inte göra massa olika saker, men om du ska skruva skruvar så kommer det förmodligen gå fortare och bli bättre med en skruvdragare.
Funktioner: vad kan Excel inom underhållsplanering?
Excel kan i stort sett göra allt. Om du är kunnig kan du programmera egna funktioner och få det att se ut precis som du vill. Tabeller, diagram, beräkningar, allt går att ordna. Om du inte är erfaren i Excel så kan det dock vara svårt att skapa en underhållsplan. Bara att få till alla kostnadsberäkningar, upprepningar av åtgärder och indexering av kostnader på ett korrekt sätt kräver ingående Excel-kunskap. Det finns mallar som kan underlätta men för att kunna jobba effektivt och felfritt med dem behöver du vara Excel-kunnig.
En mycket användbar funktion för underhållsplanering i Excel är makron: ett sätt att genomföra flera kommandon på samma gång. På så vis kan du upprepa komplexa beräkningar med bara ett knapptryck, en förutsättning för att bli riktigt effektiv med Excel. Här är en snabb grundkurs i Excel-makron.
Planima, å andra sidan, kan inte göra allt. Det finns enbart funktioner för att skapa och arbeta med underhållsplaner samt hantera dina fastigheter. Bland annat finns färdiga förslag på underhållsåtgärder inklusive kostnader och intervall, beräkningar och nyckeltal – som exempelvis underhållsskuld – uppdateras automatiskt i realtid när du jobbar med planen och det finns smarta funktioner för att få överblick på stora fastighetsbestånd och hitta samordningsmöjligheter. Läs mer om funktionen Planima Samordning här. Tabeller och diagram skapas automatiskt, är enkla att överblicka och går att anpassa så de visar det du behöver.
Kort och gott: Är du riktigt bra på Excel och vill kunna anpassa funktionerna helt efter dina egna önskemål? Då är Excel bäst. Om du vill ha lättanvända och kraftfulla funktioner för just underhållsplanering så är Planima bäst.
Användarvänlighet: hur enkelt är Excel för underhållsplaner?
För att du ska få ut det fulla värdet av underhållsplanering så behöver det vara enkelt. Enkelt att skapa underhållsplaner, enkelt att redigera dem och enkelt för nya personer att lära sig. Excel är väldigt enkelt för den som är van och om du byggt upp din underhållsplan på ett användarvänligt sätt så kan de som är ovana också förstå. Det förutsätter dock att den som skapat en underhållsplan i Excel kan göra den enkel att jobba med. Det är kunskap som inte alla har.
En stor fördel med Excel är att internet svämmar över av filmklipp och hjälpartiklar, så om du kör fast finns det ofta hjälp. Det negativa är att ingen av dessa hjälper dig specifikt med Excel för underhållsplaner.
Planima har ett intuitivt och enkelt gränssnitt som är byggt från grunden för att vara lätt att lära sig och jobba med. Eftersom det bara finns funktioner för underhållsplanering så är det enklare att hitta rätt bland menyer och knappar. Det finns också ett fullspäckat hjälpcenter med förklarande guider och filmklipp anpassade för just underhållsplanering. För dig som behöver experthjälp går det också att få support via telefon, chat och mail.
Kort och gott: Excel kan vara användarvänligt, men kräver ingående kunskap för att lyckas. Planima är enkelt att komma igång med och enkelt att använda.
Samarbete: hur funkar det att jobba flera med underhållsplan i Excel?
Är ni flera som ska jobba med underhållsplan i Excel? Om du kombinerar Excel med exempelvis SharePoint eller Dropbox så finns möjligheten att arbeta flera personer med samma Excel-dokument i realtid. För att det ska fungera bra så krävs att alla som jobbar med dokumentet är uppkopplade och håller lite extra koll så att inte ändringarna går förlorade. Om du använder SharePoint eller Dropbox finns också funktioner för att se vem som gjort vad och återställa dokumentet till en tidigare version om något går fel. Utan en sådan fildelningstjänst så är Excel inte lämpligt för samarbete mellan flera personer.
I Planima underlättas samarbete på tre sätt:
- konton med olika behörighet där du kan bjuda in kollegor att redigera i underhållsplaner eller enbart kan läsa och inte göra ändringar
- administratörsfunktion som har full överblick och kan hantera användare och behörigheter
- via export av filer i PDF- och Excelformat så att de som inte har användarkonto i Planima också kan se underhållsplanerna
Allt som görs i Planima sparas i en historik så alla enkelt kan se vem som gjort vad vilket minskar risken för fel och missförstånd. Skulle ni ändå lyckas röra till det så går det att “spola tillbaka” underhållsplanen till en tidigare tidpunkt.
Kort och gott: Både Excel och Planima erbjuder goda samarbetsmöjligheter, men det kräver att du kombinerar Excel med exempelvis SharePoint.
Pris: hur mycket kostar det?
Om du vill göra din underhållsplan i Excel så kan du köpa programmet på många olika sätt. I skrivande stund kan du få tag i Excel som en del av Office 365 för 649 kr/år. Se aktuella paket och priser här. Det finns även inkluderat i en rad olika företagsabonnemang som kostar från 109 till 557 kr/mån. Om du har Microsoft-program på din arbetsplats är sannolikheten stor att Excel redan ingår. Det finns också gratis program som liknar Excel, exempelvis Google Sheets eller LibreOffice. Dessa program har lite färre funktioner.
Planima har prissättning baserad på hur stort ditt fastighetsbestånd är och vilken typ av licens du behöver. För fastighetsägare startar priset på 195 kr/mån och ökar sedan till tusenlappar per månad för riktigt stora organisationer. I priset ingår support och fria uppdateringar.
Kort och gott: Om du är en ensam användare eller redan har Excel på din arbetsplats så är Excel oftast billigare i inköpspris. Tänk dock på att du kommer behöva lägga ner mer tid och kunskap på att få det att fungera bra, vilket också är en kostnad. Planima kan å ena sidan ha en högre prislapp i inköp, men kan å andra sidan erbjuda dig färdiga funktioner som hjälper dig spara tid och pengar direkt från start.
Excel för underhållsplan eller Planima – vad passar bäst för dig?
Vi hoppas vår jämförelse kan hjälpa dig på traven i ditt beslut. Baserat på vår erfarenhet så brukar Excel passa bäst för personer som redan är kunniga i programmet och/eller i små organisationer med få fastigheter och där bara en person jobbar med underhållsplanering. De som jobbar med underhållsplaner i Excel brukar inte jobba så aktivt, utan nöjer sig att uppdatera någon gång per år eller mer sällan än så. Förutsatt att det finns en Excel-expert på plats som kan skapa en bra grundmall och som alla kan vända sig till med sina frågor så kan det fungera riktigt bra. Risken du måste hantera är dock vad som händer när experten slutar.
Planima, å andra sidan, brukar passa bättre för organisationer som vill jobba aktivt med underhållsplanering och få de stora värden det kan medföra i sparad tid och pengar. Det blir också betydligt enklare för de som vill hantera flera fastigheter och det blir smidigare att hålla ordning om det är många som ska samarbeta. Om en erfaren kollega skulle sluta behöver det inte göra så mycket: det är busenkelt för nya personer att lära sig och inga förkunskaper krävs.
Funderar du på att använda Planima för underhållsplanering? Läs mer om Planima för:
Svårt att välja? Testa och jämför kostadsfritt!
Vi förstår att det är mycket att tänka på. Därför har vi gjort Planima gratis att testa så du kan jämföra själv i lugn och ro.
