Underhållsskuld: ett viktigt nyckeltal för dig som fastighetsägare 🔑

Hur bra koll har du på era fastigheters underhållsskuld? Stenkoll får vi hoppas! Underhållsskuld borde nämligen vara ett centralt nyckeltal för alla fastighetsägare. Men verkligheten är att långt ifrån alla ens har börjat mäta den. I den här artikeln går vi igenom vad underhållsskuld är, hur du räknar ut den och varför det är relevant att hålla koll på den.

Vad är underhållsskuld och varför är det viktigt att mäta? 🧐

Den senaste tiden har intresset för begreppet underhållsskuld ökat snabbt. Många fastighetsägare – såväl privata som offentliga – har förstått att det finns ett värde i att följa sin underhållsskuld över tid. Men inte lika många har förstått VARFÖR det är ett viktigt tal att följa eller hur man ska hantera underhållsskulden. Det ska vi reda ut här.

Så, låt oss ta det från början. I grunden handlar underhållsskuld om den sammanlagda mängd underhåll och investeringar som inte har genomförts i tid. Kort och gott: “hur mycket ligger vi efter?” eller “hur mycket är vi skyldiga vårt underhållsbehov?”. 

Underhållsskulden växer exponentiellt

Det som skiljer underhållsskulden från exempelvis en ekonomisk skuld är att en ekonomisk skuld som inte amorteras förblir oförändrad, medan en underhållsskuld som inte “amorteras” (åtgärdas) kommer att öka exponentiellt. 

Åldrade komponenter som du inte byter ut i tid kommer nämligen att skapa nya underhållsbehov. Samtidigt ger gamla underhållsbehov som inte åtgärdas upphov till allt fler och mer kostsamma följdskador. Det leder i sin tur till högre kostnader för att reparera och underhålla dem i framtiden. En ond spiral, helt enkelt!

För dig som fastighetsägare är underhållsskulden därför en viktig indikator på både risk och framtida kostnader. Ju större underhållsskulden är, desto större är risken att oförutsedda problem dyker upp – och dessa tenderar att bli dyrare allt eftersom tiden går. 

Att hålla koll på er underhållsskuld är därför avgörande för att ni ska kunna planera och prioritera underhållet på rätt sätt, och för att undvika oväntade utgifter som kan belasta ekonomin. Det är ju först när ni har koll på underhållsskulden som ni metodiskt kan börja jobba ner den år efter år.

Få artiklar som denna i din inkorg! Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Så tar du reda på underhållsskulden

Steg 1: Skapa en gemensam benämning av underhållsskuld

Om ni aldrig tidigare räknat på er underhållsskuld är ett första viktigt steg att välja en gemensam benämning. På så sätt kan ni säkerställa att hela organisationen pratar om samma sak. “Underhållsskuld” är en benämning, men även teknisk skuld, eftersatt underhåll, teknisk backlog och liknande kan vara olika benämningar för samma sak. Kort och gott: vad kallar ni detta i er organisation?

Steg 2: Välj metod för att bedöma underhållsbehov

Därefter är det dags att bestämma vad som ska ingå i underhållsskulden när ni räknar på den. Utgångspunkten brukar vara att summera uppskattade kostnader för allt underhåll och alla investeringar där teknisk livslängd har passerat och/eller där avsedd funktion inte längre uppnås. 

Helt enkelt: den sammanlagda kostnaden för att åtgärda de komponenter som är uttjänta och som du behöver renovera eller byta ut så snart som möjligt. 

Därför behöver ni först skaffa en överblick över nuläget. Vilket underhållsbehov har era fastigheter och vilka åtgärder är akuta? Den vanligaste metodiken för detta är att jobba med underhållsplanering för att få kontinuerlig koll på status, underhållsbehov och kostnader. 

Om ni är igång med underhållsplanering har ni troligtvis redan all data ni behöver för att beräkna underhållsbehovet. Om inte, så kan det vara bra att läsa den här guiden till vad en bra underhållsplan ska innehålla. Gå därefter igenom era fastigheter för att identifiera underhållsbehovet och uppskatta kostnader och investeringsbehov. 

Här är det lätt att fastna i detaljer och börja räkna på varenda skruv och mutter i fastigheterna. Gör inte det! Det räcker med att börja på en grov nivå så kan ni förfina gradvis allt eftersom ni kommer igång med det proaktiva underhållsarbetet. Hur detaljerad ska man vara? I den här artikeln ger vi svaret!

När ni skaffat en bild av nuläget finns två huvudsakliga metoder att utgå från för att beräkna underhållsskuld och underhållsbehov: baserat på teknisk livslängd eller baserat på byggnadernas status. Så här funkar de olika metoderna:

Metod 1: Baserad på teknisk livslängd (traditionell modell)

Denna modell bygger på att ni använder teknisk livslängd för fastigheternas olika komponenter för att teoretiskt uppskatta när ni bör genomföra underhåll på dem.

De främsta fördelarna med att använda denna modell är att den är enkel att implementera och inte kräver några specifika bedömningar eller kriterier. Den tekniska livslängden för en  komponent är konstant och därmed lätt att räkna med. Tekniska livslängder för en mängd olika komponenter finns i färdiga prislistor, bl.a. Planima-priser och Wikells Sektionsfakta.

Dock finns också en del nackdelar med denna modell. Dels ger den bara en teoretisk uppskattning av underhållsskulden eftersom teknisk livslängd är baserad på genomsnittliga värden som inte nödvändigtvis är applicerbara på just din fastighet. 

En annan nackdel är att om den teoretiska tekniska livslängden för en komponent skulle förändras så kommer det också att påverka underhållsskulden, trots att du inte gjort några konkreta ändringar i fastigheten. Slutligen kräver den här modellen också detaljerad historisk data om när ni bytte ut eller renoverade olika komponenter senast. Sådant finns inte alltid dokumenterat.

Sammanfattningsvis blir denna metod betydligt mer teoretisk och schablonmässig. Därmed ger den inte heller nödvändigtvis en korrekt bild av det faktiska underhållsbehovet.

Metod 2: Baserad på status/skick (rekommenderas)

En statusbaserad modell bygger istället på att ni gör en faktisk bedömning av de olika komponenternas skick i fastigheterna. Detta kan innebära att ni gör regelbundna inspektioner och dokumenterar tillståndet för olika komponenter i byggnaderna.

Genom att använda denna modell får ni en mer exakt bild av den faktiska underhållsskulden och en mer detaljerad förståelse för vad den består av och vad ni behöver åtgärda. Detta underlättar för dig när du ska planera ert underhåll framåt. 

Denna modell kräver dock aktiv dokumentation från organisationens sida, med kontinuerliga inspektioner och bedömningar av byggnadernas status. Det kan låta tidskrävande, men faktum är att ni kan göra detta snabbt och enkelt med rätt verktyg. Ett tips är att integrera detta arbete i de ronderingar och den tillsyn ni redan gör som en del av fastighetsdriften.

För att vara framgångsrik i denna beräkningsmodell krävs också tydliga kriterier för när ni bedömer en komponent vara eftersatt och i behov av underhåll. Denna bör grunda sig på de prioriteringsregler som är en central del av bolagets underhållsstrategi.

Har ni tagit fram en underhållsplan? Här är den ultimata checklistan för att kolla om den håller måttet!

Steg 3: Räkna ut er underhållsskuld

Oavsett vilken metod ni väljer är det viktigt att ni använder en enhetlig beräkningsmodell över tid så att ni kan följa utvecklingen och jämföra resultaten av era åtgärder på ett tillförlitligt sätt. Skulle ni behöva ändra beräkningsmetod, måste ni också justera jämförelsedata bakåt i tiden för att bibehålla korrekta mätvärden och få en korrekt utveckling över tid.

Följande uträkning är vanlig för att beräkna underhållsskuld. Den kan ni applicera såväl på fastighetsnivå som för hela beståndet:

Bedömd utgift för eftersatt underhåll/investeringar (komponenter som är trasiga/uttjänta)
+
Bedömd utgift för planerat underhåll (som skulle vara genomfört innan innevarande år, men som ni ännu ej genomfört)
_______________________
= Underhållsskuld

KOM IHÅG!
När underhållsskulden syns svart på vitt för första gången är det lätt hänt att  börja peka finger och försöka hitta syndabockar – både i nuvarande organisation, men också att föregångare inte har lyckats beta av underhållsskulden i tillräcklig takt. Undvik det! Kom ihåg att ni beräknar underhållsskulden för att kunna jobba bättre framåt. Självklart finns det säkert bra lärdomar att dra från det som skett – men underhållsskuld är ett nyckeltal som syftar till att styra verksamheten framåt!

Sex steg för att jobba framgångsrikt med underhållsskuld

För att kunna hantera er underhållsskuld effektivt – och börja arbeta ner den – är det viktigt att arbeta strukturerat och strategiskt med underhållsplanering. 

Här är några steg att följa:

1. Ta fram en underhållsstrategi: Börja med att formulera mål, strategi och arbetssätt för hur ni ska hantera underhållet av era fastigheter. Här har ni också era prioriteringsregler, så att ni får gemensamma definitioner av vad som faktiskt ska anses vara eftersatt och räknas in i underhållsskulden.
2. Välj en beräkningsmodell för underhållsskuld: Välj den metod som bäst passar din organisation och sätt tydliga kriterier för vad som ska räknas som eftersatt underhåll.
3. Inventera fastigheterna: Genomför en inventering av fastigheternas status för att få en utgångspunkt (baseline) för er underhållsskuld. Sätt rutiner för att hålla denna information uppdaterad kontinuerligt, minst årligen.
4. Sätt rutiner för uppföljning: Dokumentera och mät underhållsskulden regelbundet, helst årligen, för att kunna följa utvecklingen över tid.
5. Uppföljning av genomfört och nytt underhåll: Det är viktigt att hålla koll på hur mycket av underhållsskulden som har åtgärdats (minus) och hur mycket nya underhållsbehov som har tillkommit (plus). Även om underhållsskulden ökar vissa år behöver det inte vara ett problem, så länge åtgärdstakten är tillräckligt hög och underhållsarbetet genomförs effektivt.
6. Bryt ner underhållsskulden: Dela upp underhållsskulden på fastigheter, områden, kategorier för att kunna prioritera rätt insatser.

---

Hur stor är din underhållsskuld – testa Planima för att enkelt ta reda på det!

Skapa riktigt bra och lättarbetade underhållsplaner för era fastigheter – där underhållsskulden beräknas, visualiseras och uppdateras per automatik. Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!