Vad innehåller en underhållsplan?

Det är stor skillnad på underhållsplan och underhållsplan! Här har vi sammanställt vad en bra underhållsplan innehåller. För att den ska fungera både som beslutsunderlag och som smidigt arbetsdokument för er som ansvarar för fastigheternas skick.

Generellt rekommenderar vi att man har en underhållsplan per fastighet. (Och för att undvika begreppsförvirring: med en fastighet menar vi en juridisk fastighet.)

Vilka åtgärder finns med i en underhållsplan?

En underhållsplan innehåller åtgärder för en fastighets planerade underhåll, vilket är åtgärder som handlar om att se till att fastigheterna är i gott skick och som man upprepar mer sällan än varje år. (Alltså inte det driftrelaterade, som brukar kallas löpande underhåll, som exempelvis att klippa gräset och putsa fönster).

Exempel på konkreta åtgärder som en underhållsplan innehåller är stambyte och renovering av fasaden. Även lagstadgade kontroller som OVK-besiktning och energideklaration bör ingå. Däremot räknas exempelvis att bygga till balkonger eller installera solpaneler som investeringar. Investeringar kan visserligen vara planerade, men hamnar normalt utanför en underhållsplan.  I en digital underhållsplan kan du skilja mellan investeringar och planerat underhåll. Lär dig mer om digitala underhållsplaner här!

En underhållsplan är helt enkelt en åtgärdslista som kan användas för att ge överblick och spårbarhet till dina fastigheter.

Vad är ’en åtgärd’?

En underhållsplan innehåller alltså en åtgärdslista. Men att tak och fasad behöver åtgärder säger väl sig självt? Varför behöver det stå med i en underhållsplan egentligen?

För att åtgärdslistan ska guida dig rätt och fungera som ett bra beslutsunderlag behöver vi mer information om varje åtgärd. Lås oss gå igenom alla delar i hur en åtgärd definieras!

Planimas checklista: Vad varje åtgärd i en bra underhållsplan innehåller

1. Åtgärdsbeskrivning

Först och främst behöver underhållsplanen tala om vilken åtgärd man ska göra. Underhållsplanen är en effektiv guide för att ta hand om fastigheten, så länge den är enkel att förstå. För att uppnå det behöver åtgärdsbeskrivningen innehålla info om vilket objekt åtgärden berör (exempelvis förrådstaket, hängrännor, avloppsstammar). Samt vad som ska göras (måla om, byta, relining, osv.) En enkel tumregel är “verb + objekt”, exempelvis ”Målning fasad”.

2. Vilket år åtgärden ska göras och hur ofta den ska upprepas

En plan utan tidsperspektiv är svår att följa! Ett bra sätt att dela upp åtgärderna i underhållsplanen är att lista dem kronologiskt, år för år. Då kan man smidigt planera för det kommande årets projekt. En bra underhållsplan innehåller därmed uppgifter om vilket år varje enskild åtgärd ska genomföras.

Visst, ibland skiljer sig planen mot verkligheten. Om ni faktiskt kommer genomföra fönsterbytet om 14 eller 15 år kan vara svårt att säga redan nu, men underlaget i underhållsplanerna gör det möjligt att planera ekonomiskt och ger överblick. Allteftersom ni sedan genomför projekten på fastigheten uppdaterar ni också underhållsplanen, för att se till att den hela tiden är så verklighetsnära som möjlig.

Det bör också framgå hur ofta man ska genomföra varje åtgärd. Exempelvis att måla om fönstren “vart tionde år”. Säg exempelvis att ni behöver planera om och skjuta upp den tänkta fönstermålningen tre år framåt, då bör ni kunna leta upp framtida fönstermålningar i underhållsplanen för att planera om även de tillfällena. I en digital underhållsplan i Planima kan man länka åtgärderna till varandra. Då räcker det att justera på ett ställe, så flyttas samtliga relaterade åtgärder fram automatiskt.

3. Förväntad kostnad för varje åtgärd

En bra underhållsplan innehåller uppskattade kostnader för samtliga åtgärder. Mer än att vara en guide för att ta hand om fastigheten är ju underhållsplanen ett viktigt dokument för ekonomisk planering. 

Prislapparna i en underhållsplan är alltid uppskattningar. Det finns en hel del som kan påverka den faktiska kostnaden. Särskilt när vi spår så långt som tjugo, trettio år i framtiden. Eftersom underhållsplanen vanligen sträcker sig över lång tid är det lämpligt att indexuppräkna kostnaderna.

4. Projektets eller åtgärdens omfattning

Hur många fönster är i behov av renovering? Vad är storleken på takplåten som behöver ny färg? För att kunna planera för projektet behöver ni veta omfattningen. Antal komponenter och storlek på ytor är också en avgörande faktor för att kunna räkna ut förväntade kostnader.

När man tar fram en underhållsplan gör man först en inventering. Ett tips är att spara alla uppgifter i en mängdförteckning. Om din underhållsplan innehåller en behändig lista över antal dörrar, belysningar, fönster och så vidare, så har ni ett försprång när det är dags för upphandling! Har ni gjort ett bra jobb med att samla in information så sparar ni alltså tid eftersom ni inte behöver gå ut och till fastigheten igen och räkna på nytt.

5. Information om var på fastigheten åtgärden ska göras

Exakt vilka dörrar säger underhållsplanen att ni ska byta? En bra underhållsplan innehåller tillräckligt mycket info för att slippa detektivarbete när det är dags att starta igång projektet. Är det dörrarna i byggnad A, B eller C det handlar om? Eller var det kanske förrådsdörrarna planen syftade på? 

Finns exempelvis olika typer av fönster på husets fram- och baksida? Då behöver man göra skillnad på fönster och fönster även i underhållsplanen.

Så här ser det ut när man lägger in en åtgärd i en underhållsplan i Planima.

En bra underhållsplan innehåller underlag som ger en tydlig ekonomisk överblick

Mer än att vara en lista som kopplar uppskattade kostnader till varje enskild åtgärd, ska underhållsplanen ge översikt över ekonomin. Vad kostar underhållet över tid? Sannolikt rör det sig om ganska stora summor. För att ha möjlighet att prioritera och investera smartast är överblick och framförhållning ofta mycket uppskattat!

För att bli ett användbart beslutsunderlag innehåller en bra underhållsplan siffror som kan ge er tydliga sammanställningar av underhållskostnaderna. Både år för år samt över tid. För att göra beräkningar kan det vara lämpligt att exempelvis kunna visa kostnad per BOA eller LOA.

Exempel på hur en ekonomisk överblick ser ut i Planima.

En komplett underhållsplan ger er koll på historiken

Ett vanligt problem när det kommer till fastighetsunderhåll är att det sällan finns en överskådlig sammanställning över vad som tidigare är gjort. Det uppstår ibland frågetecken som gör det svårare att planera framåt. Särskilt vanligt är det när en ny person ska sätta sig in i och arbeta med underhållsplanen.

I takt med att ni arbetar med fastighetsunderhållet så uppdaterar ni också underhållsplanen. I samma takt bör ni dokumentera alla genomförda åtgärder, för att bygga upp en lista över historiken. Väldigt effektivt när nästa person tar vid arbetet! Med en digital underhållsplan samlar ni givetvis all information på samma ställe. Här berättar vi mer om skillnaderna mellan en traditionell och digital underhållsplan.

Slutligen, två detaljer som en riktigt proffsig underhållsplan innehåller

En professionell underhållsplan är inte kopierad från någon mall, utan innehåller verklighetsbaserad information om fastigheten. I och med det, vilket blir särskilt viktigt för den med ett större fastighetsbestånd, behöver det framgå vilken fastighet som underhållsplanen hör till.

Vem har tagit fram underhållsplanen? Vilka eventuella ändringar har gjorts under åren? Om det uppstår följdfrågor kan det vara bra med kontaktuppgifter till den som skapade underhållsplanen.


Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar

Nyfiken på att prova digitala underhållsplaner för era fastigheter? Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!