Vad är en underhållsplan och hur skapar jag en?

En underhållsplan är ett levande dokument eller system som beskriver fastighetens långsiktiga tekniska och ekonomiska behov. En underhållsplan består oftast av en lista med underhållsåtgärder, när dessa ska utföras och till vilken kostnad. Här kan du läsa mer på djupet om vad en bra underhållsplan ska innehålla.

I denna artikel får du en snabb introduktion till vad en underhållsplan är, hur du kan skapa en underhållsplan, varför du ska använda en och hur mycket den kan kosta.

Vill du använda Planima för att skapa din underhållsplan? Läs mer här om du är:

Laptop som visar underhållsplan i Planima
Underhållsplan i Planima

Varför använda en underhållsplan?

En bra underhållsplan ger dig full koll på fastighetens skick och kommande behov. Det har flera fördelar:

  • Sparar tid och bekymmer eftersom du alltid har ett färdigt underlag för vad som ska göras och vad det kommer att kosta.
  • Du vet exakt hur mycket fastigheten kostarunder lång tid framöver, så du kan avsätta rätt resurser för framtida underhåll.
  • Spara tid och pengar genom att samordna underhåll och projekt.
  • Du uppfyller de lagar och regler som kan ställa krav på en underhållsplan.
  • Förebyggande underhåll är billigare än att laga när något gått sönder.

Om du dessutom väljer att jobba digitalt med din underhållsplan kan du få ytterligare några fördelar.

Hur skapar jag en underhållsplan?

Arbetet med att ta fram en underhållsplan börjar oftast med besiktningen av fastigheten. I besiktningen går underhållsplaneraren systematiskt runt och inspekterar skicket av alla byggnadsdelar, vilket slutligen resulterar i ett färdigt besiktningsprotokoll. I nästa steg för man in protokollet i ett lämpligt dokument eller verktyg (i vårt fall Planima). Därefter skapar du underhållsplanen och redigerar den till färdigt format.

När du skapar din plan kan det vara bra att utgå från en mall. Här kan du ladda ner en kostnadsfri variant att börja med.

Det är också vanligt att använda Excel för besiktningsprotokoll och även att skapa underhållsplanen.

Fördelar med Excel:

  • Billig programvara.
  • Finns på de flesta datorer.
  • Går att anpassa precis hur som helst.

Nackdelar med Excel:

  • Kräver ingående Excel-kunskap om du ska få det att passa dig.
  • Saknar smidiga specialfunktioner förexempelvis kostnadsförslag, nyckeltal och automatisering.
  • Risk att data försvinner eller blir fel, speciellt om ni är flera som samarbetar.

Här kan du få mer värdefull kunskap om du funderar på att använda Excel för din underhållsplan.

Skärmbild med underhållsplan i Planima och tabell med underhållsåtgärder
Så här kan en underhållsplan och kostnader för olika underhållsåtgärder se ut i Planima

Hur ser ett besiktningsprotokoll ut?

Detta är heller ingen självklarhet och alla arbetar på olika sätt. När du gör en besiktning för underhållsplan så bör du samla på dig följande information:

  • Namn på underhållsåtgärden
  • Nästa år underhållsåtgärden ska göras
  • Mängd av byggdelen (t.ex. antal dörrar eller kvadratmeter plåttak) som behöver underhåll
  • Beskrivning var i fastigheten som de berörda byggdelarna finns, exempelvis ”hus B” eller ”tvättstuga”. Detta är extra viktigt i stora eller komplexa fastigheter där det finns många av samma byggdel.

Sammanfattningsvis förbereder du här för nästa steg, det vill säga arbetet med att uppskatta kostnaderna i underhållsplanen och med vilket intervall åtgärderna ska återkomma.

Hur sätter du rätt kostnader i underhållsplanen?

För att uppskatta kostnader och intervaller kan du använda olika källor för att skapa din underhållsplan. Vanligast är böcker och prisdatabaser från företag specialiserade på området och de kostar från några hundralappar till tusentals kronor per år. Ett exempel är denna bok från Sveriges Allmännytta. Tänk på att använda uppdaterade prisuppgifter eftersom priset på underhållsåtgärder kan ändras varje år.

Skärmbild på underhållsplan i Planima, vyn Ekonomisk analys.
Ekonomisk analys och nyckeltal i Planima.

Planima innehåller en färdig prislista med hundratals vanliga underhållsåtgärder och även en funktion för indexering så du kan säkerställa att priserna i din underhållsplan följer verkligheten så bra som möjligt, år efter år.

Hur ofta ska du uppdatera underhållsplanen?

Här finns det heller ingen standard att följa, men vi rekommenderar att du löpande uppdaterar underhållsplanen allt eftersom du genomför underhållsåtgärder på fastigheten. Alternativt minst en gång per år.

En underhållsplan ska alltid vara ett färskt och korrekt beslutsunderlag och är inte en engångsinsats. Att uppdatera underhållsplanen för sällan leder till att den snabbt blir inaktuell och då kan du behöva göra om den från grunden, något som kostar onödiga pengar och dyrbar tid.

Läs våra 8 tips för att jobba aktivt med underhållsplanering här.

Vad kostar en underhållsplan?

En bra underhållsplan är en investering som kommer hjälpa dig spara stora pengar och mycket tid. Om du vill ta in experthjälp för att skapa din plan så är det bra att veta vad du ska fråga efter. På så vis kan du få ett bättre pris och en plan som passar just din fastighet.

Som grovt exempel brukar vi säga att en komplett underhållsplan kan kosta mellan 5 – 40 kr/m². Läs hur du får rätt pris på underhållsplan här.

Behöver du hjälp att skapa en underhållsplan?

Planima erbjuder ett effektivt sätt att skapa, hantera och kontinuerligt jobba med underhållsplaner. Om du vill ha hjälp att skapa en bra underhållsplan från grunden kan våra samarbetspartners hjälpa till. Läs mer om våra partners här.

Om du vill börja med att titta på hur en underhållsplan kan se ut så kan du ladda ner ett gratis exempel här.

Skapa din underhållsplan med Planima – det är gratis att testa

Planima är en webbtjänst specialanpassad för att ta fram och arbeta med underhållsplaner som är lätt att använda och lära sig. Det är helt kostnadsfritt att prova Planima i 30 dagar.

Fler intressanta bloggartiklar: