Så underhållsplanerar du ett stort fastighetsbestånd 

Att hantera och underhållsplanera ett stort fastighetsbestånd kan vara utmanande på många sätt. Varje byggnad har sina egna behov, skick och prioriteringar. Det skapar i sin tur oändliga Att göra-listor med mer eller mindre akuta åtgärder – omöjliga att beta av utan att din energi eller pengarna i kassan sinar (beroende på vilket som tar slut först). 

Det innebär att du som fastighetsägare tvingas till en akrobatisk balansgång mellan att hålla kostnaderna under kontroll och att säkerställa långsiktigt värde för varje enskild fastighet. För att klara av detta cirkusnummer behöver du en genomtänkt och tydlig strategi för ditt fastighetsägande och en effektiv underhållsplanering som hjälper dig att omsätta strategin i handling.

I den här artikeln går vi igenom de sex viktigaste stegen för att komma igång med strategisk underhållsplanering av stora fastighetsbestånd, samt insikter och verktyg för att göra den så effektiv och värdeskapande som möjligt.

Att underhållsplanera ett stort fastighetsbestånd kan innebära en del utmaningar, men med rätt strategi finns också många möjligheter.


Beräknad lästid: 10 minuter


Utmaningen med stora fastighetsbestånd: många byggnader – många behov

Bristen på överblick är ofta en av de allra största utmaningarna för fastighetsägare med stora fastighetsbestånd. Här är varför:

  • Komplexiteten ökar exponentiellt: För varje ny fastighet tillkommer mängder av data om deras skick, historik och framtida behov. Utan en strukturerad plan riskerar viktiga detaljer att försvinna eller prioriteras ned till förmån för mer akut brandsläckning.
  • Akuta kostnader slår hårt: Ju fler byggnader som saknar proaktivt underhåll, desto fler överraskningar väntar – och de är sällan billiga. Att laga någonting när det gått sönder är ofta 5 gånger dyrare än att förebygga skadan*.
  • Intressenternas förväntningar ökar: Hyresgäster, banken, revisorer, styrelse och ägare förväntar sig tydliga svar, god riskhantering och långsiktig planering.

Så här vänder du utmaningen till en möjlighet

Men ett stort bestånd är förstås inte bara en belastning – tvärtom! Det innebär också stora möjligheter att centralisera och effektivisera ditt arbete. Ett stort bestånd ger dig möjlighet att sprida ut fasta kostnader på många enheter och uppnå stora samordningsbesparingar. Genom att samordna insatser, använda rätt verktyg och arbeta långsiktigt kan du frigöra resurser och skapa hållbara resultat.

Sex steg till framgångsrik underhållsplanering av ett stort fastighetsbestånd

De fastighetsägare som lyckas bäst med sin underhållsplanering är de som lägger tid på att ta fram en relevant, konkret och tillämpbar strategi för sitt underhåll och sin förvaltning. En underhållsstrategi ligger till grund för hur ni ska prioritera och agera och ger hela organisationen en trygghet och ett gemensamt mål att sikta mot.

Processen med att komma igång med en framgångsrik underhållsplanering kan sammanfattas i sex steg enligt modellen nedan. Låt oss börja med grunden: att sätta tydliga mål.

Framgångsrikt och långsiktigt underhåll har sin grund i en genomtänkt underhållsstrategi. Så här tar du fram en sådan.

1. Sätt mål: Styr ditt arbete mot mätbara framgångar

Varför är mål viktiga?

Utan tydliga mål blir underhållet en reaktiv process där akuta insatser styr prioriteringarna. Genom att sätta upp mål kan du istället arbeta metodiskt och skapa en tydlig koppling mellan underhållsinsatserna och organisationens långsiktiga värden.

Hur sätter du bra mål?

Använd den klassiska SMART-metoden: målen ska vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta. Här är några exempel på långsiktiga och mätbara mål som du kan anpassa efter ditt bestånd:

  1. Ekonomiska mål: Minska kostnaderna för akut underhåll med 30 % inom tre års tid.
  2. Hållbarhetsmål: Minska fastigheternas genomsnittliga energiförbrukning med 10 %, genom riktade effektiviseringsåtgärder, på fem års tid.
  3. Rapporteringsmål: Skapa en årlig rapport för ledning och styrelse som visar fastighetsportföljens status, möjligheter, risker och framtida behov.

👉 Konkreta råd: Involvera hela organisationen, från strategisk till operativ nivå, i målformuleringen. Er underhållsstrategi ska komplettera er övergripande strategi, så alla delar av organisationen bör få ge sin input. De tekniska teamen har till exempel insikter om fastigheternas faktiska behov, medan ekonomer kan sätta målen i en budgetmässig kontext.

2. Utforma underhållsplanen: tänk strategi, struktur och system

Vad ska en bra underhållsplan innehålla?

När du underhållsplanerar för ett stort bestånd behöver dina planer vara mer än bara listor över framtida åtgärder. De ska fungera som styrverktyg som hjälper dig att:

  • Identifiera och prioritera de mest kritiska åtgärderna på varje fastighet.
  • Budgetera för framtiden med högre precision.
  • Kommunicera tydligt med styrelse och investerare.

Kom ihåg att varje enskild fastighet bör ha sin egen underhållsplan. Det innebär att du som har ett stort bestånd kommer att ha många olika planer. I den bästa av världar ska du kunna överblicka alla dessa, för att möjliggöra kostnadsbesparande samordning av åtgärder och smidigare budgetering.

De viktigaste elementen i en bra plan inkluderar:

  • Tidsramar: Planen ska vara långsiktig! Den bör omfatta minst 10–30 år (men gärna 50 år) beroende på fastigheternas ålder och förväntade livslängd.
  • Komponentanalys: Lista alla åtgärder med tekniska livslängder och beräknade intervall och kostnader för underhåll.
  • Nyckeltal: Underhållsskuld, kostnad per kvadratmeter och genomsnittlig årlig budget är exempel på nyckeltal som gör planen mer användbar.

👉 Läs mer: Checklista: Vad innehåller en bra underhållsplan?

👉 Ladda ner: Är min underhållsplan användbar – checklistan som hjälper dig ta reda på det

3. Pilotprojekt: testa planen innan du rullar ut den

Varför behövs en pilot?

Att ta fram underhållsplaner för ett stort bestånd är en läroprocess. I de första underhållsplanerna du tar fram finns osäkerhetsfaktorer och vissa saker kan bli fel eller göras ineffektivt. Genom att börja i liten skala på ett fåtal fastigheter kan du lära av dina misstag, identifiera brister och förbättra processen innan du tar nästa steg och applicerar din strategi på hela beståndet.

Så här gör du:

  1. Bestäm struktur, detaljnivå och innehåll: Ta fram en första version av er underhållsstrategi så att ni vet hur ni ska utforma planerna. Denna utformning är den ni testat i pilotprojektet.
  2. Välj ett blandat urval: Ta med fastigheter av olika typ, ålder och skick för att få en representativ helhetsbild. Mellan 5-10 fastigheter brukar vara lagom.
  3. Testa arbetssättet: Inventera byggnaderna och ta fram underhållsplaner.
  4. Utvärdera: Involvera alla delar av bolaget och samla in feedback för att justera strategin och planerna framåt.
  5. Revidera: Lär av dina misstag och insikter och justera strategin utifrån de insikter och lärdomar du fått i piloten.

👉 Praktisk nytta: En lyckad pilot hjälper dig att undvika dyra misstag och skapar förtroende för planeringen hos styrelse och ledning.

4. Inventera hela beståndet: bygg en databas som ger kontroll

När piloten är genomförd och underhållsstrategin reviderad är det dags att implementera din nya underhållsstrategi på hela beståndet. Ni behöver med andra ord inventera alla era fastigheter och lägga in samtliga åtgärder i era nya planer. 

Till en början kan detta upplevas som en stor uppgift, men vinsterna när det är färdigt gör mödan värd. Som tur är finns också moderna verktyg (som Planima!) med automatiserade och effektiva funktioner och AI-stöd som gör arbetet betydligt snabbare och mer enhetligt.

Hur samlar du in rätt data?

För att planen ska vara användbar behöver du tillförlitlig data om varje byggnad. Kanske har ni gamla planer med viss data som går att använda, men det bästa är ofta att inventera fastigheterna på nytt för att inte riskera att föra in felaktig eller inkomplett data i era nya planer. Följande steg kan vara bra att utgå från:

  1. Sätt en tydlig struktur för vad som ska inventeras, vad gäller innehåll, detaljnivå, etc. Om ni är flera som inventerar olika fastigheter ska strukturen ändå vara samma för alla.
  2. Utgå från en färdig mall för underhållsplan (eller generera en underhållsplan automatiskt i ert digitala planeringsverktyg) och inventera fastigheten utifrån “åtgärder per kategori”.
  3. Fotografera mycket – foton på komponenter, lägen eller annat är ovärderliga när ni ska kolla upp saker i efterhand.
  4. Mängda så mycket som möjligt via ritning eller kartor. Det går ofta snabbare och ger bättre precision. Om du har mängder i digitala tvillingar, Revit, Bluebeam eller dylikt är det en enorm tillgång!
  5. Använd AI-stöd för att säkerställa att du får med dig alla åtgärder – exempelvis Planima Insikter.

👉 Tips: Samordna datainsamlingen med andra initiativ, som energieffektiviseringsprojekt, för att maximera samkörningseffekter.

👉 Resurs: Ladda ner vår Excelmall på en enkel underhållsplan

5. Implementera och involvera hela organisationen

Så bygger du engagemang:

Underhållsplanen är inte bara ett verktyg för förvaltningen – den berör hela organisationen. För att planen ska bli en naturlig del av arbetet (och på riktigt bidra till att uppfylla organisationens mål och långsiktiga strategi) behöver du skapa intern förståelse och engagemang.

Praktiska steg:

  • Håll workshops där du förklarar de stora värdena av underhållsplanering (för alla delar av organisationen!) och där medarbetare får lära sig att använda planen och systemet.
  • Tydliggör ansvarsfördelningen, från datainsamling till rapportering.
  • Kommunicera kontinuerligt vinsterna med planeringen för att få styrelsens stöd.

Lär av andra: Så inkluderade Kalmarhem hela organisationen i sin underhållsstrategi

6. Skapa långsiktiga rutiner: så håller du planen levande

Vad krävs för att hålla planen aktuell?

En underhållsplan som inte uppdateras blir snabbt irrelevant. Skapa rutiner för:

  • Årliga genomgångar: Kontrollera skick, justera åtgärder och uppdatera kostnadsprognoser.
  • Rapportering: Använd planen som ett verktyg för att visa status och resultat till intressenter.
  • Användning av data: Säkerställ att du tar tillvara på historisk data, som tidigare insatser och kostnader, för att förbättra framtida beslut.

Kom också ihåg att det finns bra systemstöd med smarta funktioner för att säkerställa att datan hålls aktuell. Planima, exempelvis!

Strategisk underhållsplanering – en gamechanger för fastighetsägare med stora bestånd

Strategisk underhållsplanering handlar om att ta kontroll över komplexiteten i stora fastighetsbestånd. Genom att arbeta systematiskt och långsiktigt kan du:

  • Kraftigt förbättra ekonomisk förutsägbarhet
  • Integrera hållbarhetsaspekter i förvaltningen av fastigheterna.
  • Sänka underhållskostnader.
  • Höja värdet på fastigheterna genom proaktivt arbete.
  • Förbättra kommunikationen med hyresgäster och intressenter.

Med rätt strategi och verktyg är vinsterna med andra ord enorma – för både ekonomin och organisationen. 

Framgångsrik underhållsplanering: Så tog en av landets största fastighetsägare, Svenska Bostäder, ett nytt grepp om sin underhållsplanering

Vad väljer du? Proaktivt underåll säkrar dina fastigheter för freamtiden.
Ditt val idag påverkar fastigheten imorgon – planerat underhåll är nyckeln.

Planima – ditt strategiska verktyg för underhållsplanering

Planima används av fler än 1 000 fastighetsägare som valt att ta ett strategiskt grepp om sin underhållsplanering – många av dem med stora och komplexa bestånd. Är du också redo att ta nästa steg mot ett mer framgångsrikt underhållsarbete?

Prova vårt marknadsledande planeringsverktyg helt kostnadsfritt i 14 dagar. Fyll i formuläret nedan och kom igång redan idag!

_________________________________________

* Jones Lang LaSalle, “Deferred maintenance is not cost saving“

Fler intressanta bloggartiklar: